01- Como organizar seu correio
eletrônico

Quando temos uma intensa correspondência eletrônica, fica difícil às vezes, controlar tudo.
Se você participa de listas (grupos organizados em torno de um tema, para troca de mensagens), esta situação pode se agravar.
Fundamental, então, que as pastas sejam organizadas para recebimento de mensagens, lembrando que seu Outlook não deve se prestar a armazenar mensagens ou arquivos. Deve ser mantido o mais leve possível, para evitar travamentos e comprometimento da memória do seu microcomputador. Instruções para "aliviar" o Outlook, serão dadas também ao fim desta página.


Inicialmente, vamos criar uma pasta para cada usuário do computador. Vá em Arquivo/Pasta/Nova e crie a sua pasta , selecionando "Pastas locais" e indicando o nome que quiser usar. Veja a figura, criei para mim a pasta Robrb e minha filha criou  uma pasta a que chamou  Net.




Depois disso, crie subpastas para seus assuntos. Então  você já pode,  manualmente, mesmo, ir passando as msgs recebidas para as respectivas pastas ( clique na msg fechada com o botão direito e mova para a pasta desejada ). Veja abaixo, apenas como exemplo,  como separei meus assuntos. Algumas pastas têm um sinalzinho de +, isso indica que ela tem subpastas.

 

Se você já tiver uma pasta  para cada lista já facilita bem. Mas pode ainda  usar filtros para direcionar  as mensagens. 

Faça assim: com a mensagem fechada vá em Ferramentas/Regras para mensagens/Correio e crie as suas regras como desejar, por nomes, por assuntos. O procedimento é simples, basta seguir as instruções do assistente. 

Dirigindo as mensagens das listas para as respectivas pastas, só cairão na sua caixa de entrada seus assuntos pessoais, muitos dos quais você também pode direcionar para pastas. 

Mas a organização deve ir um pouco além para ser eficaz e não sobrecarregar o seu programa de correio. É importante arquivar mensagens, figuras, papéis, fotos, etc...fora do Outlook. Para isso, organize suas pastas em "Meus documentos". 
Da mesma forma, você pode criar uma pasta genérica. No meu caso criei a pasta Romy e daí subdividi em pastinhas, assim:

 
Em muitos casos, como Sons, Figuras,  é interessante subdividí-las também. 

Tendo essas pastas organizadas, você pode fazer "faxinas" periódicas no seu Outlook, salvando figuras, arquivos de som, textos e o que mais quiser, deletando então as mensagens cujo conteúdo está salvo.  Caso tenha um belo texto, salve-o também, em Salvar como/, escolhendo na parte inferior da caixa de diálogo o tipo Arquivos de texto (*.text). Se a formatação for especial, e você quiser guardá-la, também pode salvar em Meus documentos, numa pasta que criar, com o tipo *.eml. Quando for usá-la ela abrirá pelo Outlook.

Vou falar rapidamente sobre o "peso" das mensagens.  É importante verificar antes de enviar: clique com o botão direito no cabeçalho e verifique em propriedades. Geralmente as listas definem um limite máximo de peso para seus envios, que varia de uma para outra. 

Você pode configurar o seu Outlook para visualizar o peso das mensagens.  Vá em Exibir/Colunas e ative a opção Tamanho.

Numa visão simplista e despretensiosa, vai aqui uma pequena noção de unidade de medidas para que você possa se orientar melhor.

Byte= unidade básica de tratamento de informação com que trabalha o computador.
Kilobyte ( Kb) = 1024bytes
Megabyte( Mb)= l024kb
Gigabyte ( Gb) = 1024Mb 

Para efeitos práticos esses valores podem ser arredondados para 1.000. 


Para conhecer o peso da figura ou arquivo que vai inserir ou anexar, na hora de inserir, clique no último quadradinho à direita da caixa de diálogo - Detalhes - e terá a informação. 
Se você não participa de listas, pode achar que não precisa "economizar" peso, mas lembre-se que com mensagens pesadas você pode ser um visitante desagradável na caixa de correio de alguém. Colabore!  Eu tenho como padrão pessoal manter minhas formatações no peso máximo de 100Kb.  O que comporta um belo papel de cartas e um arquivo sonoro, devidamente escolhidos.

Espero que este material ajude os  menos experientes. Fico à disposição para oferecer qualquer esclarecimento adicional.
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